VARSTVO VAŠIH OSEBNIH PODATKOV

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi osebnih podatkov in njihovem varstvu

Postopek obdelave podatkov: Kotiček za učenje

Upravljavec podatkov: Generalni direktorat za komuniciranje, direktorat A, enota A.2

Referenčna oznaka: DPR-EC-03612

Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varovanju vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov se nanaša na obdelavo osebnih podatkov, ki jo pri upravljanju Kotička za učenje izvaja Evropska komisija, in za katero skrbita enota A.2 Generalnega direktorata za komuniciranje in službe Evropske komisije, pristojne za obdelavo podatkov v zvezi s Kotičkom za učenje.

Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke

Kotiček za učenje je spletišče, ki zagotavlja učno gradivo in storitve v vseh uradnih jezikih EU, namenjena odkrivanju EU na zabaven način. Kotiček za učenje je namenjen predvsem osnovnošolcem in srednješolcem ter njihovim učiteljem. Na enem mestu so zbrane igre, kvizi ter gradivo za učenje in poučevanje, njihov poudarek pa je na EU in njenih koristih za evropske državljane. Spletišče upravlja enota Redakcijska služba in usmerjeni stiki z javnostmi Generalnega direktorata za komuniciranje pri Evropski komisiji.

Obdelava osebnih podatkov temelji na prostovoljni prijavi zadevnega uporabnika. Podatki se zbirajo za lažje delovanje in upravljanje spletnih storitev Kotička za učenje, ki vključujejo:

• igre, natečaje in komuniciranje z udeleženci natečaja;
• spletni forum za registrirane uporabnike;
• povezavo do spletne trgovine, ki uporabnikom omogoča naročanje publikacij neposredno na spletišču Kotička za učenje (DPR-EC-00449);
• obrazec za povratne informacije, ki jih predložijo obiskovalci spletišča, na katerem lahko sporočijo sistemske in tehnične napake ter posredujejo različne pripombe glede vsebine. Obiskovalci, ki predložijo povratne informacije, morajo navesti elektronski naslov, da jih lahko po potrebi prosimo za pojasnila in odgovorimo na morebitna vprašanja (DPR-EC-01064.1).

Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

1. obdelujemo jih na podlagi vaše privolitve z obdelavo osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (člen 5(1)(d) Uredbe (EU) 2018/1725).

Za posebne dejavnosti obdelave je potrebna vaša privolitev. V skladu s členom 3(15) in členom 7 Uredbe (EU) 2018/1725 mora biti privolitev prostovoljna, konkretna, informirana in nedvoumna.

Privolitev smo pridobili neposredno od vas, ko ste se naročili na storitev Kotička za učenje.

1. obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije (člen 5(1)(a) Uredbe 2018/1725).

V skladu s splošnim proračunom Evropske unije za tekoče proračunsko leto sodi obdelava, povezana z upravljanjem izobraževalnih in drugih multimedijskih in komunikacijskih orodij Kotička za učenje, da se vsem državljanom zagotovi splošne informacije o delu evropskih institucij Unije, v izvajanje javnih storitev, ki izhaja iz pooblastil Komisije na institucionalni ravni, kot je določeno v členu 58(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (UL L 193, 30.7.2018, str. 1).

Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Zbiramo osebne podatke, predložene ob uporabi ene od storitev Kotička za učenje: ime, uporabniško ime, država, telefonska številka, elektronski naslov, poštni naslov (če uporabnik naroči publikacijo) in spletni identifikatorji (identifikacijska oznaka naprave, naslov IP in/ali oznaka piškotkov).

Kategorije podatkov, potrebne za prijavo v EU Login, so navedene v ustreznem obvestilu GD za informatiko (glej DPR-EC-03817 službe za upravljanje identitete in dostopa).

Lahko se strinjate in privolite v prejem dodatnih informacij in da vas lahko prosimo za pojasnila in odgovorimo na vprašanja. Če se strinjate s tem, zbiramo in obdelujemo samo tiste podatke, ki so potrebni za nadaljnje stike (tj. ime in e-naslov).

Lahko tudi privolite v obdelavo vaših podatkov, kadar želite naročiti publikacije neposredno na spletišču Kotička za učenje. V tem primeru bodo obdelani podatki vključevali ime in telefonsko številko ter poštni naslov, ki so potrebni za pošiljanje publikacij, ki jih želite naročiti.

Če se strinjate in privolite v obdelavo vaših podatkov za sodelovanje na natečaju, bomo zbrali samo tiste podatke, ki so nujno potrebni za učinkovito izvedbo natečaja in bodo jasno navedeni.

Tudi če želite sodelovati v razpravi na forumu, se morate strinjati in privoliti v to. V tem primeru bodo obdelani podatki vključevali le uporabniško ime, ki je potrebno za sodelovanje na forumu.

Upravljavec podatkov lahko posreduje zbirne in anonimne informacije drugim direktoratom Komisije in/ali drugim institucijam EU ali tretjim stranem za namene arhiviranja ali statistične namene.

Kako dolgo hranimo osebne podatke

5.1. Osebni podatki, predloženi ob uporabi ene od storitev Kotička za učenje

Osebni podatki se hranijo, dokler so potrebni za nadaljnje ukrepe v zvezi z eno od storitev Kotička za učenje glede namena obdelave osebnih podatkov, vendar ne več kot dve (2) leti od datuma predložitve podatkov.

5.2 Poročila, dokumenti v papirni obliki in elektronski zapisi, vključno z evidenco ARES, ki jo vodi GD COMM

V skladu z določili skupnega seznama hrambe na ravni Komisije (SEC(2019)900/2) se vsi dokumenti v papirni in elektronski obliki v zvezi z vsakodnevno korespondenco in poročili, ki vsebujejo zbirne podatke, vključno z evidencami ARES, hranijo deset (10) let. Dokumenti se arhivirajo v skladu s pravnim okvirom Komisije in shranijo v sistemu ARES (Advanced Records System), za katerega je odgovoren Generalni sekretariat Komisije (za več informacij glej evidenco obdelave DPR-EC-00536 – Upravljanje ter kratko- in srednjeročno shranjevanje dokumentov Komisije).

Kako varujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Komisije. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov.

Komisija je za varstvo osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo vprašanj spletne varnosti, tveganja izgube ali spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima pooblaščeno osebje Komisije in njeni pogodbeni izvajalci, ki so odgovorni za ta postopek obdelave v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. Osebje in pogodbeni izvajalci navedenih organov zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Pooblaščeno osebje Komisije ima dostop do osebnih podatkov, ki jih zagotovi uporabnik, ki uporablja eno od storitev Kotička za učenje, da bi lahko izvajalo s tem povezane nadaljnje ukrepe.

Kadar se zahtevek nanaša na publikacije, se uporabniško ime, poštni naslov in telefonska številka posredujejo Uradu za publikacije EU, ki pošilja publikacije na zahtevo pogodbenega izvajalca. (glej DPR-EC-00449)

Pogodbeni izvajalec lahko na podlagi potrebe po seznanitvi prejme osebne podatke, ki so jih zagotovili uporabniki Kotička za učenje. Denimo kadar Komisija najame pogodbenega izvajalca za storitve urejanja povratnih informacij ali za pomoč pri vodenju razprav na forumu.

Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate posebne pravice v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725. Glede postopka obdelave lahko uveljavljate naslednje pravice:

• pravica dostopa do vaših osebnih podatkov (člen 17 Uredbe (EU) 2018/1725)
• pravica do popravka, če so vaši osebni podatki netočni ali nepopolni (člen 18 Uredbe (EU) 2018/1725)
• pravica izbrisa vaših osebnih podatkov (člen 19 Uredbe (EU) 2018/1725)
• po potrebi pravica do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov (člen 20 Uredbe (EU) 2018/1725)
• pravica do prenosljivosti podatkov (člen 22 Uredbe (EU) 2018/1725)

Če ste Evropski komisiji dali privolitev za ta postopek obdelave, jo lahko kadar koli prekličete tako, da o tem uradno obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.

Če želite uveljavljati svoje pravice v okviru enega ali več specifičnih postopkov obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (navedite evidenčno številko, kot je opredeljeno v razdelku 10).

Kontaktni podatki

Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov Generalni direktorat za komuniciranje, enota A.2 (COMM-A2ec [dot] europa [dot] eu (COMM-A2[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov DATA).

Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

Več informacij

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register

Ta postopek obdelave podatkov se v registru pri pooblaščeni osebi za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-03612.